Entrega del piso al inquilino — la checklist completa

Entrega del piso al inquilino — la checklist completa

El día de la entrega del piso es el momento que determina toda la colaboración futura con el inquilino. Lo que hoy quede registrado por escrito, fotografiado y firmado decidirá, dentro de uno o dos años, si la liquidación de la fianza transcurre sin problemas — o se convierte en un conflicto. A continuación encontrará una checklist completa dividida en tres etapas: antes de la entrega, durante la entrega y después de ella.

Etapa 1: antes de la entrega

Una buena entrega comienza varios días antes. Esto es lo que conviene preparar:

• Limpieza — el piso debe estar limpio: ventanas lavadas, suelos aspirados, baño y cocina limpios, armarios y frigorífico vacíos. El nivel de limpieza del día de la entrega marca el estándar en el que el inquilino deberá devolver la vivienda.
• Revisión técnica — compruebe el funcionamiento de los enchufes y la iluminación, los grifos y los desagües, la cocina, la lavadora y el resto de electrodomésticos, las cerraduras, las ventanas y la calefacción. Repare las averías menores antes de la mudanza — después de esta, cada una de ellas se convertirá en un «parte de incidencia».
• Juegos de llaves — prepare el número de juegos acordado (piso, portal, buzón, trastero, mando del portón) y cuéntelos. El número de juegos entregados debe figurar en el protocolo.
• Certificado de eficiencia energética — desde 2023, el propietario en Polonia está obligado a entregar al inquilino una copia del certificado de eficiencia energética al firmar el contrato de arrendamiento. Si no dispone de él, solicítelo a un auditor autorizado.
• Documentos — imprima el contrato de arrendamiento (si aún no se ha firmado), un modelo de protocolo de entrega y recepción y los posibles anexos (reglamento de la comunidad, consentimientos).
• Suministros — acuerde con el inquilino si los contratos de suministros permanecen a su nombre con liquidación según el consumo, o si el inquilino los traspasa a su propio nombre. Prepare los números de los contadores y las últimas facturas.

Etapa 2: durante la entrega — el protocolo de entrega y recepción

El corazón de todo el proceso es el protocolo de entrega y recepción, que se firma junto con el contrato de arrendamiento o el día de la entrega de las llaves. Recorran el piso juntos, habitación por habitación, y registren:

• Lecturas de los contadores con fotos — electricidad, gas, agua fría y caliente, calefacción. Una foto del contador con el número y la lectura visibles es la prueba más sólida — la liquidación de los suministros parte de estos valores.
• Descripción del estado de cada habitación — paredes, suelos, techos, ventanas, puertas, alicatado. Anote detalles concretos: «arañazo en el panel del suelo junto a la ventana del dormitorio», «azulejo desconchado sobre el fregadero». Generalidades como «buen estado» no servirán de nada en la liquidación de la fianza.
• Inventario del equipamiento — muebles, electrodomésticos (con números de serie e instrucciones), iluminación, elementos menores. Anote el estado de cada elemento.
• Documentación fotográfica — fotos generales de cada habitación más primeros planos de todos los daños existentes. Cuantas más fotos, menos discusiones dentro de un año.
• Llaves y accesos — número de juegos, mandos, tarjetas de acceso, códigos (portero automático, alarma).
• Firmas de ambas partes — cada parte conserva un ejemplar del protocolo con sus anexos.

Un protocolo en papel se pierde con facilidad, y las fotos del móvil se pierden en la galería. Con la aplicación Brokik puede preparar el protocolo de entrega y recepción de forma digital — con las lecturas de los contadores, las fotos y las descripciones de las habitaciones asignadas a la propiedad concreta, disponibles también cuando el inquilino se marche.

Etapa 3: después de la entrega

• Reglamentos y normas — entregue el reglamento de la comunidad de propietarios o de la cooperativa, las normas de separación de residuos, la información sobre el horario de silencio y las zonas comunes.
• Contactos de emergencia — su número, la administración del edificio, los servicios técnicos de urgencia (fontanero, electricista, compañía de gas). Acuerde qué averías debe comunicarle el inquilino a usted y cuáles directamente a los servicios.
• Instrucciones de los aparatos — manejo de la caldera o la calefacción, la lavadora, el lavavajillas, la campana extractora; ubicación de las llaves de paso del agua y del cuadro de fusibles.
• Trámites formales — vele por el traspaso o la notificación de los suministros, anote la fecha del primer pago del alquiler y recuerde los plazos de pago. Si han firmado un arrendamiento ocasional (najem okazjonalny), recuerde notificar el contrato a la agencia tributaria en un plazo de 14 días.
• Archivo — conserve el conjunto completo de documentos (contrato, protocolo, fotos, certificado energético) en un único lugar durante todo el período de arrendamiento y, como mínimo, hasta la liquidación de la fianza.

Los errores más frecuentes en la entrega

• falta de protocolo, o un protocolo hecho «a toda prisa» sin descripción de los daños,
• anotar las lecturas de los contadores sin fotos — en caso de conflicto, la palabra de uno contra la del otro,
• juegos de llaves sin contar,
• omitir el certificado de eficiencia energética,
• falta de acuerdos sobre los suministros: quién paga, desde cuándo y según qué lecturas.

Resumen

Una entrega sólida del piso consta de tres etapas: la preparación (limpieza, revisión, llaves, certificado de eficiencia energética), un protocolo minucioso con fotos de los contadores y las habitaciones, y el cierre de los asuntos pendientes tras la mudanza (reglamentos, contactos de emergencia, suministros, archivo). Una hora dedicada a un protocolo riguroso el día de la entrega es el seguro más barato contra los conflictos en la liquidación de la fianza.